Правила аутсорсинга: как получить больше, чем отдаешь

Период убеждения бизнесменов в выгоде ИТ-аутсорсинга проходит. Эта тема становится привычной и естественной. Для большого числа компаний аутсорсинг — такое же обычное понятие, как бухгалтерия или планирование. Что нужно, а что не стоит отдавать на аутсорсинг и как считать эффект?

Отдать концы

Успешная компания отличается от конкурентов тем, что умеет лучше делать свой основной бизнес. Годами она тратит усилия на развитие преимуществ и создание уникальных продуктов. Исходя из этого, большинство бизнесменов согласны в том, что главный принцип аутсорсинга — не отдавать «на сторону» ключевые процессы, поскольку в этом случае ими будут заниматься другие люди и с другим результатом.

Вторая причина не отдавать на аутсорсинг критически важные части бизнеса — безопасность. Аутсорсер может разработать ключевой продукт и взять его на поддержку. С этого момента заказчик может оказаться в зависимости от чужой компании. Максимум ключевой информации о продукте аутсорсер постарается сохранить в своем монопольном владении, чтобы клиент даже не думал доверить поддержку кому-нибудь другому.

Но есть и противоположное мнение. Некоторые бизнесмены-практики готовы отдавать на аутсорсинг вообще всё, сохраняя в своих руках только центр координации, без которого работа остановится. Они вдохновляются безграничными возможностями интеграции компетенций разных компаний и приводят примеры, когда аутсорсинг помог «взлететь» на мировой уровень. Ebay, Airbnb, Uber — все они не являются разработчиками программных платформ, но их бизнес целиком и полностью зависит от работоспособности торговых площадок или систем онлайн-заказа. Используемый ими софт содержит уникальные решения, он поддерживается аутсорсерами, но успех бизнеса заложен не в самих программных продуктах, а в бизнес-модели. Кроме того, бизнес-модель названных компаний также предполагает отказ от владения основными средствами производства: торговыми залами, жилыми помещениями и автомобилями. Поэтому симбиоз заказчика и подрядчиков в данном случае можно назвать удачным, несмотря на кажущееся нарушение «главного принципа аутсорсинга».

Производство и процессы

Сегодня в экономике существует целый пласт предприятий, живущих производственным аутсорсингом. Они, занимаясь выполнением критически важных для заказчика работ, самим своим существованием опровергают лозунг «Не отдавай главные функции на аутсорсинг». Например, химические заводы работают на косметические фирмы, отраслевые промышленные предприятия — на производителей обуви, микроэлектроники и т. д. Общее для этого рынка в том, что аутсорсеры выпускают продукцию, не имея на нее права собственности, как, например, китайский гигант Foxconn не имеет прав на выпускаемые им iPhone.

В непроизводственной сфере популярно такое направление, как аутсорсинг процессов. Например, если в компании большой оборот бумажных документов и обширный парк печатающей техники, заключение договора на его обслуживание может оказаться более выгодным, чем содержание штатных ИТ-специалистов, которые будут следить за состоянием расходных материалов, закупать всё необходимое, контролировать «пробег» устройств и принимать решения о профилактическом обслуживании или ремонте, которые всё равно будет проводить сторонняя фирма. Другие популярные виды аутсорсинга процессов — обслуживание вычислительной техники, бухгалтерский учет, реклама и маркетинг, клининг, аутстаффинг.

ИТ-аутсорсинг

Аутсорсинг печати или вычислительной техники лишь небольшая часть направления, получившего название ИТ-аутсорсинг. Он позволяет компаниям сосредоточиться на основных функциях, не превращая ИТ в часть своего бизнеса. Благодаря повсеместному распространению виртуализации и «облаков» бизнес может отдать на аутсорсинг ИТ-инфраструктуру, не размещая на своей территории ни единого сервера — всё будет реализовано в ЦОДе подрядчика.

Одно из преимуществ такого рода обслуживания — высокая скорость развертывания инфраструктуры в виртуальной среде и гибкость управления объемом используемых ресурсов. Если же компания имеет собственную инфраструктуру, аутсорсер может и ее взять на обслуживание. В этом случае оплата зависит от количества оборудования и систем, а также предусмотренного договором пакета работ.

Берем калькулятор

Как посчитать, когда аутсорсинг выгоден, а когда нет? Оценка строится по нескольким критериям, первый из которых — организационный. Заказчик должен проанализировать штатные и нештатные сценарии взаимодействия с поставщиком услуг, как при плановом обслуживании, так и в случае срочных работ. Уровень предоставляемого сервиса должен отвечать требованиям заказчика к доступности систем, допустимым срокам простоя процессов и т. д. При этом важно, чтобы аутсорсер имел в своем портфолио примеры успешного выполнения таких SLA.

Второй критерий — ресурсный. Он строится на сравнении стоимости работ аутсорсера и собственных специалистов с учетом трудозатрат при выполнении тех же задач своими силами. Например, обслуживание аутсорсером сервера, коммутационного оборудования и рабочих станций пользователей стоит меньше, чем месячная зарплата собственных специалистов соответствующего профиля. Для принятия решения о заключении договора необходимо оценить, сколько времени в месяц эти специалисты будут тратить на те же работы, которые предлагает аутсорсер, и рассчитать возможную выгоду.

Довольно часто бывает, что передача определенных функций на аутсорсинг не приносит непосредственной финансовой выгоды компании. Но бизнесмены идут на заключение договоров по другим причинам. Во-первых, ради экономии времени, которое будет затрачено на выполнение тех же работ своими силами. Во-вторых, для гарантированного доступа к специалистам необходимой квалификации. В штате аутсорсера могут быть десятки и сотни сотрудников, и по вызову приедет именно тот, кто нужен в данный момент. В то же время штат своего ИТ-отдела может ограничиваться несколькими сотрудниками, которые просто не обладают всем необходимым набором компетенций.